PRZEGLĄD OPROGRAMOWANIA DO ZARZĄDZANIA WARSZTATEM

„Jak nie masz placu pełnego aut, leć na papierze, a co masz zaoszczędzone, ładuj w porządny sprzęt, który sam na siebie zarobi” – radzili kilka lat temu użytkownicy ForumMechanika.pl koledze pytającemu o sens kupowania oprogramowania do zarządzania warsztatem. A co, gdy kartka i długopis to za mało? Porównujemy 3 programy do zarządzania serwisem.

Kiedy zapiski w zeszycie przestają wystarczać, żeby orientować się, jakie naprawy, kiedy i za ile przeprowadziło się dla klientów, mechanicy zaczynają rozglądać się za oprogramowaniem, które ułatwi gromadzenie
danych i odnajdowanie ich, kiedy są potrzebne. Niektórzy z nich piszą własne aplikacje lub proszą o to znajomych informatyków. Z myślą o tych, którzy poszukują gotowego rozwiązania, sprawdziliśmy, jakie funkcje oferują trzy najpopularniejsze odpowiedzi na hasło „Oprogramowanie do zarządzania warsztatem”.

1: Warsztat24

Według producenta obecną na rynku od 2013 roku aplikację „Warsztat24.com – Oprogramowanie dla warsztatu” wyróżnia
prostota i wyeliminowanie elementów, które nie byłyby używane w codziennej pracy. Zawiera ona następujące funkcje:

Klienci

• tworzenie kompleksowej i rozbudowanej
  bazy klientów
• dodawanie zadań do wykonania dla danego
  klienta
• dodawanie i edytowanie danych poszczególnych
  klientów

Zlecenia serwisowe

• wprowadzanie i wycena nowych zleceń
• edytowanie zleceń jeszcze nie zamkniętych
• drukowanie wprowadzonego zlecenia
• zamykanie zlecenia
• dodawanie dokumentacji zdjęciowej
• drukowanie pustego zlecenia dla warsztatu
• dodawanie plików pdf do zlecenia
• tworzenie szablonów poszczególnych czynności
• definiowanie i dodawanie określonego statusu zlecenia
• grupowanie zleceń ze względu na określony status

Historia

• wyszukiwanie wcześniej wprowadzonych napraw po numerze vin lub numerze rejestracyjnym
• podgląd wykonanych wcześniej czynności i wykorzystanych części
• dodawanie nowego zlecenia dla tego samego pojazdu

Powiadomienia SMS

• możliwość wysłania do klienta smsa po zakończonej naprawie

• powiadomienie sms na tydzień przed datą kolejnego badania technicznego

• podanie nazwy firmy jako nadawcy smsa

• możliwość dodawania stopki smsa

• wysyłanie smsów z informacjami o rabatach

Faktury

• możliwość wystawienia faktury i edycji jej numeru

• podgląd historii fakturowania

• podgląd faktur wystawionych we wskazanym okresie – wraz z podaniem ich wartości

Raporty

• raporty na temat wysłanych smsów

• raporty na temat zbliżających się przeglądów technicznych

• rozliczanie pracowników z wykonanych prac

• historia napraw klienta we wskazanym okresie

• raport z wykonanych prac

Terminarz

• graficzny kalendarz z możliwością planowania prac

• definiowanie prac na określonych stanowiskach warsztatowych

• tworzenie kompleksowej siatki godzinowej

• dodawanie i edytowanie poszczególnych zadań

Przechowalnia opon

• ewidencja przechowalni opon z możliwością podziału na magazyny

• wydruki dla odrębnych miejsc przechowywania

• wystawianie faktur za przechowanie

• wystawianie kwitu przechowania dla klientów

• grupowanie opon ze względu na miejsce ich przechowywania

Przechowalnia ogólna

• ewidencja przechowalni różnych elementów z możliwością podziału na magazyny

• wystawianie kwitów przechowania dla klientów

• wystawianie faktur

Parametry

• ustalanie informacji teleadresowych (adres, dane kontaktowe itp.)

• ustalanie dodatkowego tekstu drukowanego pod zleceniem

• ustalanie sposobu numeracji faktur

• dodawanie, edytowanie lub usuwanie pracowników

• definiowanie parametrów takich jak: nr lakieru, dodawane części, itd.

• określanie liczby stanowisk w warsztacie

• podział parametrów na: Systemowe, Zlecenia, Faktury, Paragony, Ustawienia Synchronizacji i Inne

Jako dodatkowe walory programu producent wymienia: brak ograniczeń liczby wpisów oraz stanowisk; jedną opłatę za użytkowanie i brak opłat abonamentowych; gromadzenie danych bezpośrednio na komputerze; zintegrowane w tej samej aplikacji zleceń i faktur; obsługę plików: jpk_vat, jpk_fa, jpk_mag oraz możliwość importu dokumentów z hurtowni motoryzacyjnych.

Kompletny pakiet oprogramowania (historia serwisowa, terminarz, przechowalnia, sms, magazyn, faktury, fiskalizacja dokumentów na drukarce fiskalnej) kosztuje 500 zł. Wersja podstawowa, niedająca możliwości fiskalizacji dokumentów jest o 200 zł tańsza. Istnieje także możliwość kupna pojedynczych modułów: faktury (200 zł), historia online (100 zł), magazyn (50 zł). Uzyskanie dostępu do aktualizacji oraz pomocy technicznej na kolejny rok wiąże się z opłatą na poziomie 99 zł.

2: Integra Car 7

Firma Integra specjalizuje się w tworzeniu informatycznych rozwiązań dla branż technicznych – przede wszystkim transportu i motoryzacji. Jej aplikacje były doceniane za innowacyjność m.in. przez autoservice EXPO czy w plebiscycie czasopisma autoExpert na najlepsze rozwiązanie dla branży motoryzacyjnej w kategorii „Publikacje i oprogramowanie warsztatowe”. Produkt dla warsztatów samochodowych – Integra Car 7 – ma charakter modułowy. Wersja dla serwisu samochodowego (oferowane równolegle są warianty dla serwisu opon, warsztatów blacharsko-lakierniczych oraz pojazdów ciężarowych i naczep) ma następujące funkcje:

Terminarz napraw

• system optymalizacji planowania czasu pracy serwisu, poprawiający efektywność wykorzystania stanowisk naprawczych

• automatyczne przypominanie klientom smsem o naprawie

Zlecenia i historia napraw

• obsługa zleceń przyspieszająca przyjęcie pojazdu do naprawy

• baza 45 tys. pojazdów; słownik usterek i usług

• interfejs umożliwiający jednoczesną pracę na wielu oknach

Elektroniczny odczyt danych z dowodów rejestracyjnych

• automatyczny import danych pojazdu i kontrahenta do zleceń oraz faktur, pozwalający skrócić czas przyjęcia pojazdu i uniknąć pomyłek podczas wprowadzania danych

Wycena napraw i dane o przeglądach

• baza 12 milionów czasów napraw dla około 20 tys. pojazdów

• wycena napraw według danych producentów samochodów

Moduł zdjęć i uszkodzeń pojazdu

• Baza schematów graficznych dla pojazdów z wyszczególnieniem elementów nadwozia

Wbudowany katalog części

• wyszukiwarka części

• bazy zamienników, grupy cenowe

• kartoteki towarów dostosowane do branży motoryzacyjnej

• zdjęcia części zamiennych

• dane katalogowe TecDoc

Obsługa magazynu, fakturowanie

• automatyczne tworzenie zamówień

• obsługa kodów kreskowych EAN i wyszukiwania zamienników części

• lokalizacja towaru w magazynie

• raporty dotyczące dostaw, rotacji, stanów magazynowych itp.

• import elektronicznych faktur

Funkcje CRM / SMS / MMS

• grupowe wysyłanie wiadomości sms do klientów

• przypomnienia o okresowych naprawach i wymianie części eksploatacyjnych

• weryfikacja skuteczności działań promocyjnych serwisu

Według danych producenta do najczęściej wymienianych przez użytkowników zalet oprogramowania należą: zwiększenie zysków serwisu dzięki systemowi wyceny napraw, poprawa sprawności obsługi klientów oraz przyjmowania dostaw, lepsze planowanie pracy serwisu oraz jej wyższa skuteczność. Co więcej, modułowa budowa programu pozwala dostosować go do indywidualnych potrzeb warsztatu Niestety, najpewniej z tego samego względu producent nie podaje na stronie kosztów oprogramowania. By uzyskać wycenę, trzeba złożyć konkretne zapytanie.

3: Serwis GT: serwisy i warsztaty samochodowe

Program Serwis GT to system zarządzania warsztatem dystrybuowany w dość ciekawym modelu. Po wniesieniu wynoszącej 99 zł opłaty za wygenerowanie licencji do pakietu sześciu aplikacji dla różnego rodzaju punktów usługowych otrzymuje się prawo korzystania z „kompletnego programu do prowadzenia warsztatu lub serwisu samochodowego”. Najtańsza wersja pozwala na wprowadzenie 50 zleceń w miesiącu, a na dokumentach drukowane są „niewielkie reklamy niewpływające na jakość pracy”. Funkcje Serwisu GT obejmują następujące obszary:

Obsługa zleceń serwisowych

• dodawanie

• poprawianie

• usuwanie

• podgląd

Powiadomienia

• sms (wraz z historią powiadomień)

• e-mail

• publikacja statusu zleceń na stronie www

Baza pojazdów i klientów

• wyszukiwanie Samochodów na liście zleceń

• historia napraw pojazdu

• wyszukiwanie klienta po danych samochodu

• wczytywanie danych kontrahenta z GUS

Obsługa dokumentów

• obsługa faktur zakupu

• własny wydruk dla zlecenia serwisowego

• obsługa rozliczeń dokumentów

• rozliczenia mechaników

Zintegrowany system sprzedaży

• możliwość przekształcenia zlecenia serwisowego w FV albo paragon bez konieczności ręcznego przepisywania informacji ze zlecenia

Pozbawiony ograniczeń „darmowej” wersji program – nielimitujący miesięcznej liczby dokumentów oraz pozbawiony reklam – kosztuje jednorazowo 390 zł (1 stanowisko) lub 890 zł (3 stanowiska). Istnieje także możliwość jego rozbudowy do wersji PRO (odpowiednio 990 i 1990 zł za 1 i 3 stanowiska) z dodatkowymi funkcjami takimi, jak m.in.:

• przechowalnia opon
• obsługa magazynu
• współpraca z czytnikiem 2D (odczyt danych z dowodu rejestracyjnego pojazdu)
• generowanie raportów kasowych i bankowych
• terminarz stanowisk serwisowych
• planowanie i wyznaczanie wizyt serwisanta na mapie
• umawianie wizyt przez stronę internetową
• rabatowanie
• 10 poziomów uprawnień dla użytkowników
• generowanie indywidualnych zestawień dla mechanika
• obsługa zamienników towarów

Dane opracowane na podstawie stron producentów z dnia 4/02/2019

[